¿Eres de las que se despierta cada mañana con una lista interminable de tareas por hacer? Y, peor aún, ¿las vas posponiendo hasta que se acumulan de tal forma que no sabes por dónde cogerlas? Tener tareas pendientes puede generar todo untorbellino de emociones negativas como estrés, ansiedad o frustración. Las postergas una y otra vez, te prometes a ti misma que lo harás "más tarde". Sin embargo, ese "más tarde" nunca parece llegar. Te suena, ¿verdad?
Da igual si las tareas son muy importantes o no corren mucha prisa, llevarlo todo al día puede hacerte sentir calma, estar más relajada y sobre todo cumplir con todas ellas de manera más eficaz. Pero, ¿cómo puedes dejar de procrastinar cuando el simple hecho de ser perezosa te viene de naturaleza? Fácil, con un método simple y comprobado que puede ayudarte a vencer la pereza y la procrastinación en tan solo dos minutos al día.
¿Sabes por qué lo dejas todo para “luego”?
Hasta aquí, estás siendo consciente de que todo sobre lo que te estoy hablando puede ser un claro reflejo de tu día a día, pero, ¿por qué lo haces? En primer lugar, puede deberse a una combinación de ansiedad y falta de motivación. Cuando una tarea te resulta abrumadora o poco atractiva, tiendes a posponerla en lugar de enfrentarla, ¿no es así?
Imagina que tienes que redactar un informe extenso para el trabajo, o estás a punto de empezar el trabajo de fin de grado, ¿te has puesto ya con ello? Incluso situaciones que suponen menos carga, como ordenar tu habitación o limpiar la casa; o posponer el ejercicio diario porque te motiva más quedarte en casa en lugar de enfrentar el esfuerzo físico. El solo pensamiento de comenzar cualquiera de estas tareas llama directamente a las puertas de la pereza, lo que te puede desencadenar sentimientos de estrés y desgano.
Pero es que, además, tú, yo y el resto de seres humanos vivimos en una era de constantes distracciones. El bombardeo de notificaciones, correos electrónicos y solicitudes en redes sociales son todo un terremoto para nuestra atención. Por eso, te resulta tan “fácil” caer en la trampa de posponer tus responsabilidades en favor de actividades más gratificantes y menos exigentes, como responder un WhatsApp o navegar por Instagram sin importar cuánto tiempo pase.
Te cuento en qué consiste la regla de los dos minutos para dejar la pereza atrás
El instructor estadounidense en productividad David Allen, en su popular ensayo de gestión de tareas 'Get Things Done', ha planteado una premisa revolucionaria: si una tarea te lleva menos de dos minutos, ¡hazla de inmediato! Este enfoque, aparentemente sencillo, puede transformar radicalmente la forma en que abordas tus responsabilidades diarias.
El experto aboga por la ejecución inmediata de tareas breves; es decir, no permitirte procrastinar una tarea cuando es lo suficientemente corta como para poder cumplirla de inmediato. Por ejemplo, responder un correo pendiente, hacer la cama, devolverle la llamada a alguien, etc. Da igual, solo te llevará dos minutos.
Esta regla de los 2 minutos de Allen, aunque parezca simple, tiene el poder de romper el ciclo de procrastinación al convertir las pequeñas acciones de manera consistente y consciente en hábitos cotidianos, para evitar la acumulación de pendientes y fomentar la eficiencia en la gestión del tiempo. Y no es necesario que te lleve dos minutos exactamente, pueden ser tres o cinco, pero sigue siendo poco tiempo que emplear para quitarte cosas de en medio y no dejarlas para luego.
Poco a poco, una vez vayas automatizando todas esas pequeñas tareas, verás como te es mucho más sencillo afrontar otras de mayor importancia o prioridad, pues a veces el mero hecho de tener una lista interminable de cosas, por simples que sean, provoca que te dé más pereza aún ponerte con ellas. Ahora bien, ¿cómo te puede afectar esto a tu rutina diaria?
Así te afecta el dejarlo todo para "más tarde"
Acumular tareas puede traerte consecuencias negativas tanto en tu salud mental como en tu efectividad en el trabajo y en la vida cotidiana, y seguro que en más de una ocasión lo habrás notado, por ejemplo, en tu carácter o en cómo te diriges a los demás.
Eso se debe a que, cuanto más pospones tus responsabilidades, más aumenta tu carga mental y emocional. Esta acumulación de estrés puede afectar de lleno a tu salud y bienestar general, por eso no conviene procrastinar cuando el tiempo está a tu favor; en lugar de perderlo, aprovéchalo. Ya lo dijo Benjamin Franklin: "El tiempo es oro".
Además, posponer las tareas puede afectar tu productividad y rendimiento. Cuando dejas las cosas para el último momento, corres el riesgo de no tener suficiente tiempo para realizarlas correctamente. Esto puede resultar en un trabajo de menor calidad o en la necesidad de hacer malabares con múltiples tareas simultáneamente, lo que reduce tu eficiencia y aumenta la posibilidad de cometer errores.
Postergar constantemente las responsabilidades puede llevar a la sensación de abrumo, disminuir la calidad de tu trabajo y limitar tu potencial de crecimiento personal y profesional. "Nuestro cerebro es mucho más eficiente procesando información que almacenándola", asegura David Allen.
¡Actúa ahora y transforma tu vida!
Si te estás sintiendo abrumada con tanta información, o más aún, con la lista de tareas pendientes que tienes, tranquila. Además de la regla de los dos minutos, David Allen ha desarrollado el método Getting Things Done (GTD), un sistema de gestión de tareas que te ayudará a optimizar tu gestión del tiempo y aumentar tu productividad, además de reducir el estrés y la sobrecarga mental. Se divide en 5 pasos:
- Capturar. Recopila todas las tareas, ideas y proyectos que tengas en tu mente. La idea es vaciarla de todos los compromisos y responsabilidades, almacenándolos en un sistema confiable y externo, como una aplicación de gestión de proyectos o una lista de tareas en papel.
- Clarificar. Una vez que hayas capturado todas las tareas, es hora de procesarlas y decidir qué acciones tomar. Esto implica analizar cada tarea y determinar si requiere acción inmediata, si se puede delegar, si se puede posponer o si simplemente se puede descartar.
- Organizar. El tercer paso es organizar tus tareas procesadas y etiquetadas en un sistema. Esto puede implicar categorizarlas según su prioridad, fecha límite o nivel de urgencia, y establecer un plan de acción para completarlas.
- Revisar. Revisar regularmente tu sistema de tareas para asegurarte de que estás al día con todas las tareas y proyectos es muy importante, para adaptar un plan de acción si es necesario.
- Actuar. El último paso es que tomes acción. Una vez que hayas capturado, clarificado, organizado y revisado tus tareas, es hora de completarlas. El objetivo es que las hagas una por una, con un enfoque claro y sin sentirte abrumada.
Ya lo has visto, cada pequeña acción realizada de inmediato es un paso más hacia una vida más organizada, productiva y plena. ¡Atrévete a desafiar la procrastinación y vence la pereza desde hoy mismo!